PERATURAN BUPATI NOMOR 27 TAHUN 2024 TENTANG TATA NASKAH
Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah.
Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.
Naskah Dinas arahan terdiri dari a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.
Naskah Dinas pengaturan terdiri atas : a. Peraturan Daerah; b. Peraturan Bupati; dan c. Peraturan DPRD.
Naskah Dinas penetapan terdiri atas : a. Keputusan Bupati; b. Keputusan DPRD; c. Keputusan Pimpinan DPRD; dan d. Keputusan Badan Kehormatan DPRD
Naskah Dinas penugasan terdiri atas : a. surat perintah; b. surat tugas; dan c. surat perjalanan dinas.
Surat perintah berisi perintah dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu di luar tugas dan fungsi.
Surat tugas berisi tugas dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan perintah pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Surat perjalanan dinas merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pejabat pembuat komitmen dalam rangka pelaksanaan perjalanan dinas pejabat negara, Pegawai ASN, pegawai tidak tetap, dan pihak lain.
Naskah Dinas korespondensi terdiri atas: a. korespondensi internal; dan b. korespondensi eksternal.
Naskah Dinas korespondensi internal terdiri atas: a. Nota dinas; b. memo; dan c. disposisi.
Nota Dinas merupakan sarana komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan di lingkungan internal Perangkat Daerah.
Memo berisi informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, atau pendapat yang dibuat oleh atasan kepada bawahannya.
Disposisi merupakan petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap Naskah Dinas masuk.
Naskah Dinas korespondensi eksternal disusun dalam bentuk surat dinas
Susunan dan bentuk Naskah Dinas korespondensi eksternal merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
Naskah Dinas khusus terdiri atas: a. instruksi; b. surat edaran; c. surat kuasa; d. berita acara;
e. surat keterangan; f. surat pengantar; g. pengumuman; h. laporan; i. telaahan staf; j. notula;
k. surat undangan; l. surat pernyataan melaksanakan tugas; m. surat panggilan; n. surat izin;
o. lembaran Daerah; p. berita Daerah; q. rekomendasi; r. radiogram; s. surat tanda tamat pendidikan;
t. sertifikat; u. piagam; dan v. surat perjanjian.
Instruksi berisi perintah/arahan Bupati sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Surat edaran berisi pemberitahuan, penjelasan, dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
Surat kuasa berisi pemberian kuasa kepada pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan sesuai peraturan perundang-undangan.
Berita acara berisi pernyataan pelaksanaan kegiatan pada waktu dan tempat tertentu yang ditandatangani oleh para pihak
Surat keterangan berisi penjelasan subjek dan objek untuk kepentingan kedinasan/tertentu.
Surat pengantar berisi informasi yang digunakan untuk menyampaikan barang atau naskah.
Pengumuman berisi pemberitahuan yang bersifat umum dari pejabat yang berwenang.
Laporan berisi pemberitahuan tentang pelaksanaan kegiatan atau kejadian tertentu.
Telaahan staf berisi analisis pertimbangan, pendapat, dan saran secara sistematis terhadap sesuatu permasalahan yang perlu penjelasan dari bawahan kepada atasan.
Notula merupakan catatan yang berisi proses sidang atau rapat.
Surat undangan berisi undangan kepada pejabat/pegawai/pihak lain baik di lingkup internal Pemerintah Daerah, maupun pihak eksternal yang tertera pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi.
Surat pernyataan berisi pernyataan dari pejabat yang berwenang bahwa seorang pegawai telah melaksanakan tugas.
Surat panggilan berisi pemanggilan dari pejabat yang berwenang kepada pegawai untuk menghadap.
Surat izin berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Rekomendasi merupakan naskah dinas berisi keterangan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal yang untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan.
Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti berisi keterangan seseorang telah lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu.
Sertifikat merupakan naskah dinas sebagai berisi keterangan tanda bukti seseorang telah mengikuti program/kegiatan tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis, workshop, seminar, dan yang sejenis.
Piagam merupakan naskah dinas berisi keterangan penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan oleh perorangan atau instansi/lembaga dari pejabat berwenang.
Pembuatan Naskah Dinas berisi unsur: a. kop; b. penomoran; c. penggunaan kertas; d. penggunaan tinta; e. jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung; f. penentuan batas atau ruang tepi; g. nomor halaman; h. tembusan; i. lampiran; j. paraf, tanda tangan, dan stempel; k. amplop dan map; dan l. Naskah Dinas bahasa asing.
Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat berwenang selain Bupati.
Bentuk dan ukuran kop Naskah Dinas merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Bupati ini.
Penomoran Naskah Dinas penetapan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor pencatatan naskah dinas; dan c. tahun terbit.
Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal memuat unsur paling sedikit berupa: a. kategori klasifikasi keamanan; b. kode klasifikasi; c. nomor pencatatan naskah dinas; dan d. tahun terbit.
Jenis huruf pada Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan yaitu Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas).
Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas)
Penentuan batas atau ruang tepi a. Ruang tepi atas: 1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi di bawah kop; dan 2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, 2 (dua) cm dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.
Tanda tangan : a. tanda tangan basah; atau b. Tanda Tangan Elektronik.
Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas.
Tanda Tangan Elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.
Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan tidak menggunakan gelar.
Penulisan nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas penugasan, Naskah Dinas korespondensi, dan Naskah Dinas khusus menggunakan gelar, kecuali piagam, sertifikat, dan surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan.
Penulisan nama penandatangan untuk pejabat selain Bupati, Wakil Bupati, dan Sekretaris Daerah menggunakan gelar, nomor induk pegawai dan pangkat/golongan.
Penulisan nama penandatangan untuk penjabat, penjabat sementara, pelaksana tugas, dan pelaksana harian Bupati tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan.
Penulisan nama penandatangan untuk penjabat dan pelaksana harian Sekretaris Daerah tidak menggunakan gelar, nomor induk pegawai, dan pangkat/golongan.
Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk kode quick response yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan;
b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus
dicetak; b. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, media daring atau media luring; dan a. menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia.
Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka.
Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.
Hak akses terhadap Naskah Dinas yang berklasifikasi biasa/terbuka diberikan kepada pihak terkait.
Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Unduh File
